Finance Manager / Gestionnaire des finances - Foundation for Black Communities
Halifax, PA 17032
About the Job
(The French version follows the English version/ La version française suit la présente version anglaise)
About Foundation for Black Communities
Foundation for Black Communities (FFBC) exists to ensure every Black person in Canada can thrive, and all Black communities have agency in defining their own future.
We envision a future where Black communities in Canada have the resources, organizations, and influence necessary to shape their own solution-making and self-determination.
To realize this vision, we invest in change-making, working alongside Canadian community, philanthropic, political, and business organizations to ensure that Black-led, Black-serving, and Black-focused non-profit, charitable, and grassroots organizations have the sustained resources and infrastructures they need to make a meaningful impact.
As Canada’s home for Black philanthropy, we are dedicated to advancing equity and justice. We seek to lead and support work in Canada to address systemic anti-Black racism. We are committed to anti-racist and anti-oppression practices.
Position Overview
Reporting directly to the Director of Finance and working closely with the Finance Administrator and Finance Coordinator, the Finance Manager is responsible for supporting all financial operations at FFBC. This position will liaise with all internal departments to ensure accurate financial record-keeping, reporting, transaction processing and compliance with financial policies. This role will ensure clear and effective communication within the finance and other internal departments to help align financial goals with organizational objectives. The Finance Manager works closely with the Director of Finance to maintain a high level of financial management within the organization.
The Finance Manager plays a critical support role to the Director of Finance by handling various tasks and responsibilities that ensure the smooth functioning of the finance department.
Primary Responsibilities:
Financial
- Assist with the preparation of financial statements, reports and summaries
- Ensure compliance with financial regulations and standards
- Oversee the implementation and maintenance of financial systems and software
- Ensure all expenditures are documented and ready for internal and external audits
- Collect and consolidate financial data from different sources for reporting purposes
- Ensure the accuracy and completeness of financial information
- Ensure the Director of Finance has access to accurate and up-to-date financial information to make informed decisions
Budget Coordination
- Coordinate the budgeting process, gather input from internal departments and provide timelines
- Assist in monitoring and managing departmental budgets
- Coordinate activities to achieve Board approval to meet annual budget, planning and reporting cycles
Administration
- Creating, owning and maintaining work plans to meet project/team/organizational outcomes
- Schedule meetings and manage the finance calendar
- Manage projects and track work activity to make sure project deliverables are on time and completed
- Manage financial projects and initiatives, working closely with external partners, vendors, and stakeholders
- Provide administrative support in preparing presentations and reports for meetings, including board meetings or financial reviews
- Create and manage financial templates
- Provide administrative support to the Board of Director’s Finance Committee
- Serve as liaison and the first point-of-contact for the Finance function in supporting internal departments
- Communicate financial information and updates to relevant stakeholders as directed by the Director of Finance
Policy Administration
- Assist in developing and implementing financial policies and procedures
- Ensure organizational compliance and training with all FFBC financial policies, protocols and processes
Grant Disbursement Administration
- Manage internal controls and procedures to track grant funds
- Maintain thorough documentation of all transactions and communications related to the grant
- Coordinate with project managers to submit requests for funds based on the grant's schedule and requirements
- Develop processes for streamlined grants financial administration
- Serve as primary contact for grant financial activity; provide financial analysis, management support and guidance.
- Develop and implement systems to track reporting deadlines and requirements for all grantee organizations
- Support the coordination of new financial granting initiatives
Financial Technology and Systems
- Support the implementation and maintenance of financial systems and software
- Manage the data process to ensure the finance team provides accurate and reliable financial data through the effective use of technology
- Implement recommended improvements to technology
Compliance and Audit
- Manage compliance with local, provincial and federal financial regulations and reporting requirements
- Support internal and external audits
- Maintain internal controls to safeguard the organization’s assets and financial integrity
Process Improvement
- Identify and suggest opportunities for continuous improvement and efficiencies in financial processes and workflows
- Assist in implementing new financial systems and procedures
Qualifications:
- Bachelor’s degree or Diploma in Accounting, Finance, or a related field
- Minimum of three (3) years’ experience in accounting or finance, preferably in a non-profit organization
- Strong understanding of accounting principles and financial reporting
- Proficiency in QuickBooks Online and MS Office, specifically Excel
- Excellent organizational and time management skills
- Strong attention to detail and high level of accuracy
- Ability to work collaboratively and communicate effectively
- Knowledge of non-profit financial regulations and grant management is an asset
- High integrity and professionalism
- Strong analytical and problem-solving skills
- Commitment to the mission and values of FFBC
- Travel across Canada could be required
Salary
$80,000.00 plus a comprehensive benefits package.
Applications will be received on an ongoing basis until positions are filled.
We appreciate the time and effort it takes to apply and thank you in advance however, only those selected for an interview will be contacted.
If you require accommodation measures during any phase of the hiring process, please notify us as soon as possible. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential.
Gestionnaire des finances
Aperçu du poste
Relevant directement de la directrice des finances et travaillant en étroite collaboration avec l'administrateur ou l’administratrice des finances et le coordinateur ou la coordonnatrice des finances, le ou la gestionnaire des finances est chargé de soutenir toutes les opérations financières de la FPCN. La personne retenue assurera la liaison avec tous les services internes afin de garantir l'exactitude des dossiers, des opérations et des rapports financiers et veillera au respect des politiques financières. Le ou la titulaire du poste assurera une communication claire et efficace au sein du service financier et des autres sections internes afin d'aligner les objectifs financiers sur les objectifs organisationnels. Le ou la gestionnaire des finances travaille en étroite collaboration avec la directrice des finances afin de veiller à la qualité de la gestion financière au sein de l'organisme.
La personne qui occupe ce poste joue un rôle essentiel de soutien pour la directrice des finances en s'acquittant de diverses tâches et responsabilités qui garantissent le bon fonctionnement du service financier.
Principales responsabilités
Responsabilités financières
- Participer à la préparation des états, des rapports et des résumés financiers.
- Veiller au respect des normes et des règlements financiers.
- Superviser la mise en œuvre et la mise à jour des systèmes et logiciels financiers.
- Veiller à ce que toutes les dépenses soient consignées et prêtes pour les vérifications internes et externes.
- Recueillir et consolider les données financières provenant de différentes sources à des fins d'établissement de rapports.
- Veiller à l'exactitude et à l'exhaustivité des informations financières.
- Veiller à ce que la directrice des finances ait accès à des informations financières exactes et à jour pour prendre des décisions éclairées.
Coordination budgétaire
- Coordonner le processus budgétaire, recueillir les données des sections internes et fournir les calendriers.
- Participer à la surveillance et à la gestion des budgets des sections.
- Coordonner les activités visant à obtenir l'approbation du conseil d'administration afin de respecter les cycles budgétaires, de planification et d'établissement de rapports annuels.
Administration
- Créer, se charger et mettre à jour des plans de travail pour atteindre les objectifs des projets, des équipes et de l'organisme.
- Planifier les réunions et gérer le calendrier financier.
- Gérer des projets et suivre les activités de travail afin de s’assurer que les biens livrables soient prêts à temps.
- Gérer des initiatives et des projets financiers en travaillant en étroite collaboration avec les partenaires externes, les fournisseurs et les parties prenantes.
- Fournir un soutien administratif dans la préparation des présentations et des rapports pour les réunions, y compris les réunions du conseil d'administration ou les examens financiers.
- Créer et gérer des modèles financiers.
- Fournir un soutien administratif au comité financier du conseil d'administration
- Assurer la liaison et être la personne-ressource de la fonction financière pour les sections internes.
- Communiquer des informations financières et des mises à jour aux parties prenantes concernées, selon les consignes de la directrice des finances.
Administration des politiques
- Contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques et procédures financières.
- Veiller à la conformité de l'organisme et être formé sur l'ensemble des politiques, protocoles et processus financiers de la FPCN.
Administration de l’octroi des subventions
- Gérer les contrôles et les procédures internes de suivi des fonds relatifs aux subventions.
- Conserver des documents complets sur toutes les opérations et communications liées aux subventions.
- Coordonner avec les chefs de projet la soumission des demandes de fonds en fonction du calendrier et des exigences des subventions.
- Élaborer des processus pour rationaliser l'administration financière des subventions.
- Servir de personne-ressource quant aux activités financières relatives aux subventions; fournir une analyse financière, soutenir l’équipe de gestion et fournir des conseils.
- Élaborer et mettre en œuvre des systèmes permettant de suivre les échéances et les exigences en matière d’établissements rapports pour tous les organismes bénéficiaires.
- Soutenir la coordination des nouvelles initiatives en matière d'octroi de subventions financières.
Technologie et systèmes financiers
- Soutenir la mise en œuvre et la mise à jour des systèmes et logiciels financiers.
- Gérer le processus de traitement des données afin de veiller à ce que l'équipe financière fournisse des données financières précises et fiables grâce à une utilisation efficace de la technologie.
- Mettre en œuvre les améliorations recommandées en matière de technologie.
Conformité et vérification
- Gérer le respect des règlements financiers locaux, provinciaux et fédéraux et des exigences en matière d’établissement de rapports.
- Soutenir les vérifications internes et externes.
- Mettre à jour les contrôles internes pour protéger les actifs et l'intégrité financière de l'organisme.
Amélioration des processus
- Déterminer et proposer des possibilités d'amélioration continue et de gains d'efficacité dans les processus financiers et les flux de travail.
- Participer à la mise en œuvre de nouveaux systèmes et processus financiers.
Qualification
- Baccalauréat ou diplôme en comptabilité, en finances ou dans un domaine connexe.
- Minimum de trois (3) ans d'expérience en comptabilité ou en finances, de préférence dans un organisme à but non lucratif.
- Solide compréhension des principes comptables et de l’établissement de rapports financiers.
- Maîtrise de QuickBooks Online et de MS Office, en particulier d'Excel.
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
- Grand souci du détail et haut niveau d'exactitude.
- Capacité à travailler en collaboration et à communiquer efficacement.
- La connaissance de la réglementation financière des organismes à but non lucratif et de la gestion des subventions est un atout.
- Grande intégrité et professionnalisme.
- Fortes compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
- Engagement envers la mission et les valeurs de la FPCN.
- Des déplacements à l’échelle Canada pourraient être nécessaires.
Salaire
80 000,00 $ plus un ensemble complet d’avantages sociaux.
Pour poser votre candidature :
Les demandes sont acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu.
Nous vous remercions par avance du temps et de l’effort que vous investissez dans la présentation de votre candidature; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes que nous désirons rencontrer en entrevue.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant une étape quelconque du processus de sélection, veuillez nous en aviser dès que possible. Tous les renseignements reçus concernant les demandes de mesures d’adaptation seront tenus confidentiels.
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Source : Foundation for Black Communities
